グループウェアを使って「従業員アンケート」を効率化しよう！グループウェアを活用して実施するアンケートのメリットとは？
「離職率の改善」などを目的に、「従業員アンケート」を実施したけれど･･･
D社では、数年前から人事部が主体となって「離職率の改善」「従業員のモチベーション向上」「生産性の向上」を目的とした、いわゆる従業員満足度調査/ES調査（以降「従業員アンケート」と表記）を実施しています。
当初は、表計算ソフトでアンケートフォームを作成し、メールで配布・回収を行っていましたが、数年前にWEBアンケートシステムを導入しました。WEBアンケートシステムの営業デモを見たときは「これで万事うまくいくな！」と思えたのですが、実際に導入してみると、メールで運用していた頃の課題が一部解決できずに残ってしまいました。
残ってしまった課題
- 社内のユーザー・組織情報との紐づけができていないため、未回答者のチェックが煩雑
- メールで行う未回答者への催促に非常に時間がかかる
結果、回収したデータの整理や催促にばかり時間がとられてしまい、本当に重要な「データ分析」や「データの活用」にまで手が回りません。アンケート結果を活用して、「離職率の改善」「従業員のモチベーション向上」「生産性の向上」を目指すはずの施策でしたが、人事部の人員削減の影響もあり、従業員アンケートの継続自体も困難な状況に陥ってしまいました。
グループウェアのアンケート機能（回答フォーム機能）を活用
このままではまずいと考えた人事部の担当者は、システム部に相談。 社内のユーザー・組織情報をすでに持っているグループウェアの、アンケート機能を活用することにしました。
これまでグループウェアのアンケート機能を使ったことがなかった人事部の担当者は、まずは試しにと、簡単なフォームを作ろうとしました。しかし、お試しで触るぐらいのつもりだったのが、ほんの1時間ほどで「実際に使えそうな」アンケートフォームが完成したのです。
アンケートフォーム作成例
従業員アンケートの回収率が大幅UP
実際に、グループウェアを利用してアンケートを実施してみた結果、こんなメリットがあることがわかりました。
回答者にとってのメリット
- 普段利用しているグループウェアだから、 別システムへのログインが不要で、回答が楽。⇒ 回収率が大幅UP！
アンケート実施者にとってのメリット
- 社内のユーザー・組織情報との紐づけがあり、 回収状況はボタン1つで確認可能 。
- グループウェアの 通知機能とシームレスにつながっており、 全従業員へのアナウンスが容易。
- 未回答者に対する催促は、 自動メール設定で “一発催促” 。
グループウェアのアンケート機能を利用した結果、アンケートの回収率は飛躍的に向上しました。また、人事部の担当者が 手作業による メールでの催促から 解放されたことで、アンケートの運用にかかる時間を大幅に削減できました。こうした業務の効率化により、計画どおりのサイクルで従業員アンケートが実施できるようになり、 本来の目的を達成するためにデータを分析・活用する、という 「価値のある時間」を生み出すことができるようになったのです。
グループウェア「INSUITEⓇ」の連絡・通知には、これらを実現できるアンケート機能（回答フォーム機能）が付いています。
「INSUITE」を使って、効率的な従業員アンケートを実施、職場環境を改善するきっかけにしてみませんか？
