『脱Word』のすゝめ！最新版が絶対伝わるマニュアル作成・共有法 だれでも簡単に作れるWebページで最新の情報を共有しよう
「社内の情報共有」をどのように行っていますか？
共有する情報にはさまざまなものがありますが、業種を問わず共有されているのが「業務マニュアル」ではないでしょうか。
例えば、業務マニュアルを共有するとき、まずはWordで作成し、共有サーバーやクラウドサービスに置いて、用途や公開範囲に合わせてリンク集やメールなどで共有、というような手順を踏んでいるのではないでしょうか？
このような共有方法も便利ですが、更新のたびにWordファイルをアップロードし、「更新された」ことを共有する必要があります。
また、作業者が更新されたことに気づかず、「パソコンにダウンロードした古い業務マニュアルを参照して作業をしてしまった！」という失敗も起こりがちです。
こうした失敗も、「Wordをやめて業務マニュアルをWebページで作成して共有する」だけで、簡単に防ぐことができます。
そこで、今回の活用コラムでは業務マニュアルを例に、常に最新の情報を作成・共有する方法を紹介します。ぜひご覧ください。
常に最新の業務マニュアルを参照してもらおう
業務マニュアルをWordで作成したものの、その後に業務内容の変更や手順の追加などがあっても、なかなか反映できない、ということはありませんか？
少し具体的に更新手順を見てみると、更新するWordを開いて、追記して、体裁を整えて保存し、ときにはPDFに変換して、所定の場所にアップロードして、必要に応じてリンク集やメールなどを使って共有…というような流れでしょうか。
こうなると、業務マニュアルを更新する側では、修正内容がある程度溜まってから作業したくなるのも仕方がありません。
Wordだとだれでも簡単に作成でき、同じ見た目で紙にも印刷しやすいというメリットがありますが、メンテナンスの負荷が高いというデメリットもあります。
また、業務マニュアルを更新しても、Wordなどのファイル形式だと、参照する作業者のパソコンに古い版が存在しているため、「新しいルールのマニュアルを使ってほしい」という更新者の思いは、無視されるおそれがあります。
業務マニュアルは、常に最新の情報に更新するべきものです。しかし、Wordではそれが難しいのが現状です。
しかし、Webページによる業務マニュアルの共有には、
常に最新の情報を見てもらえるという大きなメリットがあります。
また、Wordのように紙に印刷することを想定した細かいレイアウトを考える必要もなく、内容の更新は必要最低限の作業に抑えられます。作業が簡単になれば、修正がでるたびに更新するのも苦にならず、だれもが常に最新の情報を参照できるようになります。
その結果、
古い業務マニュアルを参照して作業をしてしまう、といった失敗もなくなり、手戻りが最小限に抑えられます。
画面の操作だけでWebページを作成する
「INSUITE®」の機能のひとつであるコンテンツを使えば、簡単にWebページを作成できるようになります。
HTMLやCSSといった専門的な知識を覚える必要はありません。画面を操作するだけでだれでも簡単にWebページが作成できます。 パーツの配置はドラッグ＆ドロップの簡単操作。テキストの入力はもちろんのこと、画像や動画の挿入も簡単な画面操作で設定できます。
すべてブラウザ上での操作で完結するため、作成したファイルのアップロード作業や、WordからPDFへの変換作業といった、内容の作成以外にかかる時間も抑えられます。
組織に合わせた公開設定
「INSUITE」は組織情報を持っているため、業務マニュアルの公開範囲を組織に合わせて設定するのも簡単です。また、コンテンツで公開予定日時や有効期限を設定すれば、会社のイベントや年度変更のタイミングに合わせてページを公開したり、非公開にしたりすることもできます。
「INSUITE」のコンテンツを活用してマニュアルを作るメリット
- HTMLやCSSの知識は不要！だれでも簡単にWebページを作成
- URLひとつで、だれでも最新の情報にアクセス！
- 公開範囲の設定は「INSUITE」の組織情報を使って簡単設定
みなさんも「INSUITE」のコンテンツを使って、『脱Word』をすゝめましょう。